減少Word文檔丟失的幾個(gè)實(shí)用建議

沒有什么事情比一篇長的文章剛剛打完機(jī)器停電且未存盤更糟糕了。其實(shí)，我們完全可以進(jìn)行一些設(shè)置，在斷電或類似問題發(fā)生之后將損失減少到最低限度。

　　 一、改變Word 定時(shí)存盤的時(shí)間間隔

　　 在許多軟件中都內(nèi)置了定時(shí)存盤的功能，每過一段時(shí)間如果用戶沒有存盤，軟件就會(huì)代為執(zhí)行，的確非常方便。不過，Word中默認(rèn)的定時(shí)存盤的時(shí)間間隔比較長， 由于時(shí)間越短，Word 保存文檔越頻繁，在 Word 中打開文檔后出現(xiàn)斷電或類似問題時(shí)，能夠恢復(fù)的信息就越多，所以我們完全可以自行設(shè)置，將它變得短一些，這樣最多只會(huì)在很短的時(shí)間內(nèi)的文章不存盤，從而減少損失。具體操作如下：

　　 （1）單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“保存”選項(xiàng)卡；

　　 （2）選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復(fù)選框；

　　 （3）在“分鐘”框中，輸入時(shí)間間隔，如1分鐘（如圖1）。

　　 注意：（1）定時(shí)保存文件功能僅對Word格式的DOC文件有效，其它文件無效，所以筆者建議您在編輯的時(shí)候先存為Word格式，等編輯完成后再另存為其它格式；
　　 （2）如果是在運(yùn)行 Windows 95 或 Windows 98 的計(jì)算機(jī)上使用 Microsoft Word，用于保存自動(dòng)恢復(fù)文件的默認(rèn)文件夾為：Windows/Application Data/Microsoft/Word 文件夾。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其后續(xù)版本的操作系統(tǒng)，或者計(jì)算機(jī)上有不止一個(gè)活動(dòng)用戶配置文件，自動(dòng)恢復(fù)文件會(huì)保存在 Windows/Profiles/用戶名/Application Data/Microsoft/Word 文件夾下。用戶可以自行修改。

　　 二、讓 Word 保存文檔的備份

　　 如果我們的文檔在保存的時(shí)候能夠再保留一份備份的話，無疑使文檔保險(xiǎn)了許多。而在Word中我們完全可以進(jìn)行設(shè)置，讓W(xué)ord保存文檔的備份。具體設(shè)置如下：

　　 （1）單擊“文件”菜單中的“另存為”命令；
電腦枝術(shù)

　　 （2） 單擊“工具”按鈕，然后單擊“常規(guī)選項(xiàng)”命令；

　　 （3） 選中“保留備份”復(fù)選框；

　　 （4） 單擊“確定”按鈕；

　　 （5） 單擊“保存”按鈕。（如圖2）

　　 以后Word在編輯文檔時(shí)會(huì)自動(dòng)地保存其備份，它的擴(kuò)展名不是.BAK，而是.WBK，如果遇到文檔打不開，則只要在打開的范圍中選擇“所有文件”，直接打開即可。

　　 三、恢復(fù)自動(dòng)保存的文檔

　　 如果您設(shè)置Word自動(dòng)定時(shí)存盤，并且在時(shí)間間隔內(nèi)設(shè)置了定時(shí)存盤的時(shí)間，那么，即使遇到所有在發(fā)生斷電或類似問題時(shí)處于打開狀態(tài)的文檔此時(shí)都會(huì)顯示出來，并且以自動(dòng)保存1、自動(dòng)保存2、自動(dòng)保存3……方式打開，而僅僅只會(huì)丟失了最后一次“自動(dòng)恢復(fù)”保存之后所做的修改。 接下來您所要做的是趕緊將它們存盤就可以了。

　　 四、恢復(fù)受損文檔中的文字

　　 如果我們在試圖打開一個(gè)文檔時(shí)，計(jì)算機(jī)無響應(yīng)，則該文檔可能已損壞。但是，有時(shí)候，我們的文檔雖然損壞了，但是我們?nèi)匀豢梢詮闹谢謴?fù)受損的文字，以防止丟失工作成果。具體操作如下：
　　 （1） 單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡；
　　 （2） 確保選中了“打開時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕；
　　 （3） 單擊“打開”按鈕；
　　 （4） 單擊“文件類型”框中的“從任意文件中恢復(fù)文本”（如圖3）；

　　 （5）打開損壞的文檔后Word 會(huì)自動(dòng)使用專門的文件恢復(fù)轉(zhuǎn)換器來恢復(fù)損壞文檔中的文本。也可隨時(shí)用此文件轉(zhuǎn)換器打開已損壞的文檔并恢復(fù)文本。成功打開損壞文檔后，可將它保存為 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格式）。段落、頁眉、頁腳、腳注、尾注和域中的文字將被恢復(fù)為普通文字，但不能恢復(fù)文檔格式、圖形、域、圖形對象和其他非文本信息。

　　 注意： 如果在“文件類型”框中沒有看到“恢復(fù)所有文件中的文本”，則需要安裝相應(yīng)的文件轉(zhuǎn)換器。

　　 五、購買UPS不間斷電源

　　 要想更有效地將Word文檔丟失減少到最低限度，最好、最有效的方法就是購買UPS不間斷電源，一旦系統(tǒng)斷電的話，UPS不間斷電源系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出叫聲，提醒用戶存盤。

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