OA辦公系統成功實施的五大建議

我國信息化建設在近年來取得了顯著成就，OA辦公系統也得到了越來越多的重視。如今，OA辦公系統不僅是諸如公文流轉、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格等這些非結構化數據的自動化處理和交換過程，更是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化。如何讓OA辦公系統蘊含的管理思想在企業(yè)中成功落地，實施是一個關鍵環(huán)節(jié)。

　　在行業(yè)內成功應用率排第一的萬戶在OA辦公系統實施上無疑最有發(fā)言權。自1998年成立以來，萬戶已為三千多家企業(yè)和政府提供了軟件技術服務，其中包括解放軍某部、伊利集團、東風汽車、西藏電信、北京住房公積金管理中心、松下、信誠人壽、榮事達、美特斯邦威、萬科房產、美菱、江淮汽車、古井集團、安徽省人民政府等，其優(yōu)秀的產品是成功應用的根本，而完善的實施是有力保障。如何讓OA辦公系統得到更好的實施，萬戶對廣大用戶給出了以下建議：

　　領導重視

　　在萬戶看來，領導重視是辦公自動化工作能夠有序推進的根本。在企業(yè)OA辦公系統安裝、培訓、試運行、和正式運行的過程中，企業(yè)領導應給予極大關注和指導，帶頭參加培訓和使用OA辦公系統。各部門負責人應積極配合，明確專人對接，加快了辦公自動化網絡的建設與推進，并組織部門員工主動參與培訓。通過集中學習，個人自學等形式，既可以提高干部員工的計算機和OA辦公系統的操作使用能力，又增強了干部員工的信息化意識，推進組織信息化建設的進程。

　　硬件投入

　　硬件投入是OA辦公系統能夠有效推進的基礎。為進一步提高企業(yè)的辦公自動化水平，企業(yè)應為各部門配齊辦公電腦及相關辦公設備，甚至需要為管理人員配備智能移動終端，讓移動辦公普及開來。同時，為有效推進辦公自動化工作，企業(yè)還應為OA辦公系統配備專門的系統管理員，具體負責企業(yè)OA辦公系統的日常維護工作。在此基礎上，每個部門最好再指定一名部門管理員，由企業(yè)集中進行培訓，再由部門管理員對本部門人員進行傳授，確保了辦公自動化工作有效推進。

　　制度健全

　　制度健全是辦公自動化工作能夠穩(wěn)步運行的關鍵。企業(yè)應建立健全與辦公自動化相適應的相關管理制度，規(guī)范辦文流程;明確相關表單的審批程序;明晰用戶的權限、責任和義務。同時，企業(yè)還應出臺文件管理、存檔以及系統管理等方面的文件，如明確規(guī)定除對外申報材料，內部文件一律不得再以紙質文件印發(fā)，通過企業(yè)對辦公自動化工作的有效管理，保證了辦公自動化工作的持續(xù)推進。

　　分步實施

　　一般用戶都覺得，既然付了這么多錢，那便多要些東西，所以系統功能要求得比較多而全。但萬戶建議，為了確保項目的順利實施，以及實施和推廣的效率，務必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統、企業(yè)的公告、論壇、文檔資料的授權等信息發(fā)布性質的功能、以及一些簡單的流程等。

　　用戶培訓

　　培訓有兩個方面：一是系統管理員的培訓;二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統。

　　在當前大的經濟環(huán)境下，眾多企業(yè)都希望運用信息化手段來提升競爭力，OA辦公系統成為首選。但選擇了一個滿意的OA辦公系統之后，項目的實施便變得十分關鍵。連續(xù)3年獲得中國軟件協會優(yōu)秀軟件產品稱號的萬戶正是在提供優(yōu)秀產品之后，在實施上用心為用戶著想，才能讓OA辦公系統在用戶日常運營中得到成功應用，發(fā)揮出了最大價值。

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