抵御經(jīng)營風(fēng)險―后ERP時代企管信息化藥方

　　類似的“簽字”流程每天在很多企業(yè)中不斷上演，說是加強控制，但在很多企業(yè)中，這種各部門領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)合簽字已經(jīng)被視為一種過場�？吹揭呀�(jīng)有人在上面簽字，也就簽下了自己的名字，既不問為什么簽字，也不問所簽單據(jù)的內(nèi)容，當(dāng)然更不會檢查單據(jù)的正確性、合法性。因為他們知道，就算自己所簽的單據(jù)出現(xiàn)問題，還有那么多的領(lǐng)導(dǎo)一起承擔(dān)，有什么好擔(dān)心的呢?本來是一種好的方法卻被不適當(dāng)?shù)剡\用，結(jié)果造成了相互推諉、無人問責(zé)，控制沒做好，反而出現(xiàn)了更多的問題。

　　除了上文說的聯(lián)合簽字外，還有很多其他的控制方式因無法得到切實的落實，造成了內(nèi)控流于形式，管理失控、會計信息失真、虛假財務(wù)報告等舞弊事件頻繁發(fā)生。

　　后ERP時代的風(fēng)險控制

　　近年來，內(nèi)控和風(fēng)險成為了報刊雜志中出現(xiàn)最為頻繁的詞匯之一。一時間各大企業(yè)紛紛開始尋找第三方專業(yè)機構(gòu)為其開展培訓(xùn)、制度和流程咨詢，但與“平衡計分卡”熱類似，企業(yè)卻缺乏必要的工具來固化流程，形成有執(zhí)行力的制度，ERP就被看做是這樣的工具。

　　的確，通過重塑基礎(chǔ)管理，可以建立起更為科學(xué)的管理體系和業(yè)務(wù)流程，并通過ERP系統(tǒng)加以固化，使其更規(guī)范、更有效率。與此同時，信息化、流程化的管理模式，也降低了人為因素對過程管理的影響，減少可能出現(xiàn)的舞弊事件。然而，一個完整的控制系統(tǒng)應(yīng)包括管理制度、管理流程、管理工具。管理制度幫助企業(yè)形成良好的控制文化;管理流程為各部門員工開展業(yè)務(wù)指明方向;管理工具則固化了制度和流程，幫助企業(yè)更為有效地實施控制。事實上，ERP系統(tǒng)并不足以滿足企業(yè)控制風(fēng)險的需要，更具針對性、更為精細(xì)化、能夠切實加強內(nèi)部控制、防范風(fēng)險的管理工具成為管理層尋求的對象。這樣一個關(guān)系企業(yè)生死存亡的任務(wù)就交到了IT經(jīng)理的手中。

　　IT經(jīng)理們的壓力猛然增大，盲目實施ERP的時代已經(jīng)結(jié)束。選擇和引入滿足管理需求的軟件，搭建控制系統(tǒng)，成為IT經(jīng)理們必須要思考的事情。這些軟件包括全面預(yù)算管理系統(tǒng)(用于加強過程控制，防止資源過度使用造成的風(fēng)險)和風(fēng)險管理系統(tǒng)(用于防范內(nèi)部管理失效，避免出現(xiàn)舞弊事件)。

　　全面預(yù)算管理與內(nèi)部控制

　　全面預(yù)算管理是一套綜合管理工具，也是一套系統(tǒng)的管理方法。它從公司戰(zhàn)略出發(fā)，通過合理分配人力、物力和財力等資源，對公司的經(jīng)營活動進(jìn)行整體規(guī)劃和動態(tài)控制，以監(jiān)控戰(zhàn)略目標(biāo)的實施進(jìn)度。

　　全面預(yù)算管理的引入，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人能充分掌握組織的經(jīng)營情況和財務(wù)結(jié)果，并通過過程監(jiān)控及時指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動的改善和調(diào)整。嚴(yán)格的預(yù)算審批程序使企業(yè)資源按照經(jīng)濟(jì)、合理的方式使用，防止出現(xiàn)資金鏈斷裂造成企業(yè)癱瘓等事件的發(fā)生。為固化這一管理流程，可以引入全面預(yù)算管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不但在功能上覆蓋完整的預(yù)算管理循環(huán)，在管理流程方面，支持靈活的預(yù)算方案定義，同時提供預(yù)算編制、審批、控制、分析、調(diào)整等全過程的流程支持。

　　內(nèi)部控制系統(tǒng)是企業(yè)搭建高效控制系統(tǒng)不可或缺的組成部分。由于內(nèi)部控制涉及企業(yè)各個部門、各項業(yè)務(wù)，影響范圍之廣、之深可想而知，因此，IT部門在實施內(nèi)控信息化時，首要的任務(wù)就是與各部門溝通，獲取相關(guān)業(yè)務(wù)信息，包括：業(yè)務(wù)類型、操作流程、負(fù)責(zé)人員等等，據(jù)此選擇合適的信息系統(tǒng)。

　　而一個完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)平臺，應(yīng)使企業(yè)能有效地協(xié)調(diào)和管理整個組織使之共同參與到管理中。在設(shè)計上還應(yīng)融入一些商務(wù)智能和模型，能夠與各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，從而使復(fù)雜的管理制度和流程變得更加簡易。

　　由于企業(yè)的具體情況不同，所關(guān)注的關(guān)鍵控制點亦不同，選擇控制軟件的功能自然也不同。但萬變不離其宗，有效的內(nèi)控軟件應(yīng)具備如下幾個特點：

　　首先，系統(tǒng)要提供強大的權(quán)限控制和管理功能，既能夠讓不同部門的人員參與內(nèi)部控制管理，又能對其權(quán)限進(jìn)行靈活控制，以保證公司經(jīng)營過程的安全。同時，系統(tǒng)還應(yīng)實現(xiàn)內(nèi)部控制流程管理的自動化，高效完成數(shù)據(jù)提交、分析、流轉(zhuǎn)的操作。

　　其次，系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)與實際數(shù)據(jù)的集成。系統(tǒng)應(yīng)提供通用接口工具，支持與各種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、文本文件、Excel文件等進(jìn)行數(shù)據(jù)集成。

　　最后，系統(tǒng)應(yīng)促進(jìn)經(jīng)營分析更及時準(zhǔn)確。應(yīng)具有強大的自動分析能力，能通過數(shù)據(jù)接口自動獲取實際數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以自動進(jìn)行數(shù)據(jù)的對比分析。同時，系統(tǒng)能夠?qū)⒎治龅慕Y(jié)果方便、快捷地以各種圖形展示出來，形成管理儀表盤，從而使內(nèi)部控制管理的制度、流程和結(jié)果更直觀，以幫助領(lǐng)導(dǎo)更加便利地實現(xiàn)有效管控。

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